Cẩm nang pháp lý cho freelancer ký hợp đồng dịch vụ độc lập

Freelancer và doanh nghiệp thuê freelancer thường ký những thỏa thuận ngắn, sơ sài, rồi chỉ nhận ra hệ quả pháp lý khi tiền công bị chậm, sản phẩm bị chê không đạt hoặc cơ quan thuế đặt câu hỏi. Bài viết này giải thích khung pháp lý của hợp đồng dịch vụ độc lập tại Việt Nam và những điểm cả hai bên nên làm đúng ngay từ đầu.

Cơ sở pháp lý và quy định hiện hành

Quan hệ giữa freelancer và khách hàng tại Việt Nam thường là hợp đồng dịch vụ theo Bộ luật Dân sự 2015 (từ Điều 513 đến Điều 521): bên cung ứng dịch vụ thực hiện công việc cho bên sử dụng dịch vụ, bên sử dụng dịch vụ trả tiền dịch vụ. Đây là hợp đồng dân sự giữa hai bên bình đẳng, không phải hợp đồng lao động — freelancer tự tổ chức công việc của mình và không chịu sự quản lý, điều hành theo nội quy lao động của khách hàng.

Tùy tính chất công việc, nhiều văn bản khác cũng được áp dụng: Luật Sở hữu trí tuệ đối với sản phẩm sáng tạo, phần mềm, thiết kế; pháp luật thuế thu nhập cá nhân đối với khoản tiền nhận được; và Bộ luật Lao động 2019 nếu quan hệ trên thực tế đã trở thành quan hệ lao động.

Hợp đồng nên có những nội dung gì

Một hợp đồng dịch vụ với freelancer được soạn kỹ nên ghi rõ:

• Thông tin đầy đủ của các bên (họ tên, giấy tờ tùy thân hoặc mã số doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế);
• Mô tả chính xác dịch vụ và sản phẩm bàn giao — càng cụ thể càng tốt (số lượng, định dạng, phạm vi);
• Thời hạn, các mốc tiến độ;
• Tiêu chí nghiệm thu và cách thức yêu cầu chỉnh sửa (bao nhiêu lần, trong bao lâu);
• Tiền dịch vụ, lịch thanh toán, đồng tiền thanh toán, bên nào chịu thuế và chi phí phát sinh;
• Quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với sản phẩm (quyền tác giả, quyền sở hữu công nghiệp);
• Bảo mật thông tin;
• Trách nhiệm khi chậm hoặc thực hiện không đúng, mức phạt vi phạm và bồi thường;
• Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng;
• Phương thức giải quyết tranh chấp (thương lượng, hòa giải, Tòa án hoặc trọng tài).

Phạm vi công việc mơ hồ và thiếu tiêu chí nghiệm thu là hai nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến tranh chấp. Lưu ý thêm: theo Bộ luật Dân sự, bên sử dụng dịch vụ có thể đơn phương chấm dứt nếu việc tiếp tục thực hiện không có lợi cho mình, nhưng phải báo trước một thời gian hợp lý và trả tiền công theo phần dịch vụ đã thực hiện, bồi thường thiệt hại (Điều 520). Vì vậy nên quy định cụ thể thời hạn báo trước và cách tính phần việc đã làm.

Quyền sở hữu trí tuệ đối với sản phẩm

Với tác phẩm được tạo ra theo hợp đồng giao việc, Luật Sở hữu trí tuệ nhìn chung cho phép bên giao việc là chủ sở hữu quyền tác giả (các quyền tài sản), trừ khi hợp đồng có thỏa thuận khác; freelancer vẫn là tác giả và giữ các quyền nhân thân như đứng tên. Vì kết quả phụ thuộc vào câu chữ của hợp đồng, hai bên nên ghi rõ:

• Ai sở hữu quyền tác giả (hoặc quyền khác) đối với sản phẩm;
• Thời điểm chuyển quyền — thường là khi khách hàng thanh toán đủ;
• Freelancer có được dùng sản phẩm làm hồ sơ năng lực (portfolio) hay không, trong phạm vi nào;
• Các thành phần freelancer dùng lại (mã nguồn có sẵn, font, ảnh có giấy phép) — khách hàng chỉ được cấp quyền sử dụng chứ không sở hữu những phần này.

Thuế: khấu trừ và tự quyết toán

Khi một tổ chức tại Việt Nam trả tiền công cho cá nhân không ký hợp đồng lao động (hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba tháng), tổ chức đó phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 10% trước khi trả. Ngưỡng khấu trừ: từ ngày 01/7/2026, theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15, là khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên mỗi lần; khoản chi trước ngày đó áp dụng mức 2 triệu đồng theo Thông tư 111/2013/TT-BTC. Ngoại lệ: cá nhân chỉ có duy nhất khoản thu nhập này, ước tính tổng thu nhập chịu thuế sau giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế, thì được làm bản cam kết theo mẫu để tổ chức tạm chưa khấu trừ.

Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 (nâng mức giảm trừ gia cảnh, rút biểu thuế lũy tiến còn 5 bậc) và được hướng dẫn bởi Nghị định 253/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026. Khi ký hợp đồng, nên ghi rõ giá dịch vụ là trước hay sau thuế để hai bên không hiểu khác nhau về khoản khấu trừ.

Freelancer nhận tiền từ khách hàng nước ngoài, hoặc từ bên trả tiền không khấu trừ, tự chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế. Hãy giữ hợp đồng, hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán và chứng từ khấu trừ thuế để làm quyết toán thuế năm; số đã bị khấu trừ được trừ vào số thuế phải nộp.

Rủi ro pháp lý thường gặp

Với khách hàng: bị xác định là quan hệ lao động. Theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, thỏa thuận dù mang tên "hợp đồng dịch vụ" nhưng có nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương, và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì vẫn được coi là hợp đồng lao động. Hệ quả là doanh nghiệp có thể phải thực hiện nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội bắt buộc, nghỉ phép năm, trợ cấp thôi việc, thủ tục chấm dứt hợp đồng như với người lao động. Dấu hiệu rủi ro: giờ làm cố định, chấm công, áp dụng nội quy của công ty, giao việc liên tục dài hạn thuộc hoạt động cốt lõi, trả "lương" cố định hàng tháng không gắn với sản phẩm.

Với freelancer: không được thanh toán và tranh chấp nghiệm thu. Cách giảm rủi ro: thu tạm ứng trước khi bắt đầu, chia thanh toán theo từng mốc, yêu cầu xác nhận nghiệm thu bằng văn bản (email cũng là chứng cứ) sau mỗi mốc, và có điều khoản lãi chậm trả. Thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng là ba năm kể từ ngày người có quyền yêu cầu biết hoặc phải biết quyền lợi của mình bị xâm phạm (Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015) — đừng để tranh chấp kéo dài mà không làm gì.

Với cả hai bên: hợp đồng chỉ bằng tin nhắn. Hợp đồng dịch vụ không bắt buộc hình thức văn bản, nhưng khi tranh chấp, việc chứng minh phạm vi công việc, giá và nghiệm thu qua vài tin nhắn rời rạc rất khó.

Lời khuyên thực tế

• Lập hợp đồng bằng văn bản cho mọi lần hợp tác, kể cả việc nhỏ; mọi thay đổi về phạm vi hoặc giá cũng nên xác nhận bằng văn bản.
• Lưu có hệ thống hợp đồng, thư từ trao đổi, sản phẩm đã bàn giao, xác nhận nghiệm thu và chứng từ thanh toán — đây là chứng cứ khi có tranh chấp hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Với khách hàng nước ngoài, thỏa thuận rõ luật áp dụng, đồng tiền, phí chuyển tiền và ai chịu thuế ở đâu.
• Với hợp đồng giá trị lớn, dài hạn, hoặc khi sở hữu trí tuệ là tài sản cốt lõi của khách hàng, nên nhờ luật sư rà soát trước khi ký.

Hỏi đáp nhanh

Hợp đồng dịch vụ với freelancer có phải là hợp đồng lao động không?

Không. Hợp đồng dịch vụ là hợp đồng dân sự theo Bộ luật Dân sự 2015. Tuy nhiên, nếu trên thực tế có việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của khách hàng, Bộ luật Lao động 2019 coi đó là hợp đồng lao động, bất kể tên gọi.

Khách hàng có phải khấu trừ thuế trên tiền công của tôi không?

Thông thường có, nếu khách hàng là tổ chức tại Việt Nam: khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân trên khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên mỗi lần (từ 01/7/2026, theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP; trước đó là 2 triệu đồng) cho cá nhân không có hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên, trừ khi Quý Khách đủ điều kiện và nộp bản cam kết theo mẫu.

Sản phẩm tôi làm cho khách hàng thuộc về ai?

Tùy hợp đồng. Pháp luật nhìn chung nghiêng về bên giao việc nếu không có thỏa thuận khác, nên hãy ghi rõ ai sở hữu quyền, thời điểm chuyển quyền và phạm vi được dùng làm hồ sơ năng lực.

Tôi có bao lâu để đòi tiền công chưa được trả?

Thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng là ba năm kể từ ngày biết hoặc phải biết quyền lợi bị xâm phạm. Nên hành động sớm và giữ chứng cứ bằng văn bản về việc bàn giao, nghiệm thu.