Phí công chứng tại Việt Nam 2026: cách tính và các khoản chi phí kèm theo

Phí công chứng được quy định thế nào?

Chi phí công chứng tại Việt Nam gồm hai phần khác nhau về bản chất. Thứ nhất là phí công chứng — khoản phí có mức thu do Bộ Tài chính quy định thống nhất trên toàn quốc, hiện theo Thông tư 257/2016/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 111/2017/TT-BTC), áp dụng như nhau cho Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Tỉnh, thành phố không tự đặt mức phí công chứng. Thứ hai là thù lao công chứng cho các việc như soạn thảo hợp đồng, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ…; tổ chức hành nghề công chứng tự xác định mức thù lao nhưng không được vượt mức trần do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và phải niêm yết công khai tại trụ sở.

Vì vậy, chênh lệch chi phí giữa Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh hay các tỉnh khác (nếu có) nằm ở thù lao và các chi phí ngoài, không nằm ở phí công chứng. Hoạt động công chứng hiện được điều chỉnh bởi Luật Công chứng năm 2024, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025. Với người nước ngoài và doanh nghiệp có giao dịch xuyên biên giới, chi phí có thể tăng nhanh khi nhiều giấy tờ cùng phải dịch, công chứng và chứng nhận để dùng ở nước khác.

Phí công chứng hợp đồng, giao dịch tính theo giá trị

Với các hợp đồng có giá trị (chuyển nhượng, tặng cho, góp vốn bằng quyền sử dụng đất hoặc tài sản; mua bán tài sản; thế chấp; vay tiền; văn bản thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản…), phí công chứng tính theo giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch:

• Dưới 50 triệu đồng: 50.000 đồng.
• Từ 50 triệu đến 100 triệu đồng: 100.000 đồng.
• Từ trên 100 triệu đến 01 tỷ đồng: 0,1% giá trị.
• Từ trên 01 tỷ đến 03 tỷ đồng: 1 triệu đồng + 0,06% phần vượt quá 01 tỷ.
• Từ trên 03 tỷ đến 05 tỷ đồng: 2,2 triệu đồng + 0,05% phần vượt quá 03 tỷ.
• Từ trên 05 tỷ đến 10 tỷ đồng: 3,2 triệu đồng + 0,04% phần vượt quá 05 tỷ.
• Từ trên 10 tỷ đến 100 tỷ đồng: 5,2 triệu đồng + 0,03% phần vượt quá 10 tỷ.
• Trên 100 tỷ đồng: 32,2 triệu đồng + 0,02% phần vượt quá 100 tỷ, tối đa 70 triệu đồng/trường hợp.

Ví dụ: hợp đồng mua bán căn hộ giá 4 tỷ đồng có phí công chứng 2,2 triệu + 0,05% × 1 tỷ = 2,7 triệu đồng. Với hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất, nhà ở, giá trị làm căn cứ tính phí là giá thỏa thuận trong hợp đồng; nếu giá thỏa thuận thấp hơn giá do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định thì tính theo giá nhà nước. Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất, thuê nhà ở áp dụng một biểu riêng tính trên tổng tiền thuê, với mức thấp hơn.

Một số việc thu phí cố định theo trường hợp, không phụ thuộc giá trị: hợp đồng ủy quyền 50.000 đồng; giấy ủy quyền 20.000 đồng; di chúc 50.000 đồng; sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch (không làm tăng giá trị) 40.000 đồng; hủy bỏ hợp đồng, giao dịch 25.000 đồng. Tổ chức hành nghề công chứng phải niêm yết biểu phí; Quý Khách có thể đối chiếu trước khi ký.

Công chứng bản dịch, chứng thực bản sao và chữ ký

Phí công chứng bản dịch là 10.000 đồng/trang đối với bản dịch thứ nhất; bản thứ hai trở lên tính mức thấp hơn và có mức tối đa cho mỗi bản. Phí chứng thực bản sao từ bản chính là 2.000 đồng/trang cho hai trang đầu, từ trang thứ ba 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản; chứng thực chữ ký 10.000 đồng/trường hợp. Phần chi phí lớn hơn thường nằm ở thù lao dịch thuật trả cho người dịch — tùy cặp ngôn ngữ, độ khó chuyên ngành và độ dài văn bản, theo giá của từng đơn vị.

Lưu ý: hệ thống công chứng Việt Nam không phân loại theo các khái niệm "acknowledgment", "witnessing" hay "affidavit" như ở các nước thông luật. Việc thực tế được phân thành: công chứng hợp đồng, giao dịch; công chứng bản dịch; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký. Khi so sánh với kinh nghiệm ở nước ngoài, nên quy đổi về đúng các loại việc này.

Các khoản chi phí phát sinh ngoài phí công chứng

Ngoài phí công chứng, Quý Khách nên dự trù: thù lao soạn thảo hợp đồng nếu nhờ tổ chức công chứng soạn; chi phí sao chụp, đánh máy; thù lao dịch thuật; chi phí công chứng ngoài trụ sở (chỉ áp dụng trong các trường hợp luật cho phép, như người yêu cầu già yếu, không thể đi lại, đang bị tạm giữ, tạm giam…) — trường hợp này có thể phải trả thêm chi phí theo thỏa thuận. Nên đề nghị tổ chức công chứng báo trước bằng văn bản tất cả khoản thu để tránh bất ngờ.

Nếu văn bản công chứng cần dùng ở nước ngoài: từ ngày 11/9/2026 Việt Nam áp dụng Công ước Apostille, nên với nước thành viên đã chấp nhận Việt Nam gia nhập, văn bản công chứng, giấy tờ chứng thực chữ ký hoặc bản sao chỉ cần chứng nhận Apostille do Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh cấp, thay cho chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự. Với nước chưa áp dụng Công ước với Việt Nam (gồm cả Đức, Áo, Séc — ba nước đã phản đối), vẫn làm theo đường hợp pháp hóa lãnh sự. Ngược lại, giấy tờ công nước ngoài có Apostille được dùng tại Việt Nam mà không phải hợp pháp hóa lãnh sự, nhưng vẫn phải dịch sang tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực bản dịch. Mỗi bước có phí riêng, cộng thêm chi phí chuyển phát nếu gửi hồ sơ ra nước ngoài.

Thời gian giải quyết

Theo Luật Công chứng 2024, thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc, tính từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Việc đơn giản như công chứng bản dịch, chứng thực bản sao thường làm trong ngày. Một số tổ chức công chứng có làm việc ngoài giờ hoặc cuối tuần — khoản thù lao cho dịch vụ này cần hỏi rõ trước, vì không thuộc phí công chứng do Nhà nước quy định.

Cách tối ưu chi phí cho cá nhân và doanh nghiệp

Lập kế hoạch sớm là cách tiết kiệm hiệu quả nhất: chuẩn bị đầy đủ giấy tờ bản chính, mang sẵn bản sao, và gộp nhiều việc vào cùng một lần đến tổ chức công chứng để tránh đi lại và phát sinh thù lao làm gấp. Nếu tự chuẩn bị dự thảo hợp đồng đúng mẫu (hoặc nhờ luật sư soạn), Quý Khách có thể giảm thù lao soạn thảo.

Vì phí công chứng giống nhau ở mọi nơi, việc so sánh giữa các tổ chức hành nghề nên tập trung vào thù lao, thời gian xử lý và khả năng hỗ trợ ngoại ngữ. Doanh nghiệp thường xuyên công chứng có thể làm việc ổn định với một tổ chức công chứng để được xử lý nhanh, nhưng vẫn nên yêu cầu báo giá thù lao bằng văn bản.

Thanh toán và chứng từ

Tổ chức hành nghề công chứng thu phí bằng tiền đồng Việt Nam, bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, và phải cấp chứng từ thu phí, hóa đơn cho khoản thù lao. Doanh nghiệp nên yêu cầu chứng từ ghi rõ từng khoản để hạch toán chi phí. Với giao dịch lớn hoặc hồ sơ phức tạp, hãy thỏa thuận rõ việc tạm ứng (nếu có) trước khi bắt đầu.