Công chứng viên kiểm tra những gì? Giấy tờ và chứng cứ cần chuẩn bị khi công chứng tại Việt Nam

Chuẩn mực kiểm tra của công chứng viên

Hoạt động công chứng tại Việt Nam được điều chỉnh bởi Luật Công chứng (Luật Công chứng năm 2024 có hiệu lực từ 01/7/2025) và các văn bản hướng dẫn. Khi tiếp nhận yêu cầu, công chứng viên không chỉ xem giấy tờ mà phải kiểm tra danh tính, năng lực hành vi dân sự và thẩm quyền của người yêu cầu, tính xác thực và hợp pháp của giao dịch. Công chứng viên chịu trách nhiệm về văn bản mình công chứng, vì vậy họ có quyền từ chối khi hồ sơ không rõ ràng.

Yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào loại việc, các bên tham gia và việc văn bản sẽ dùng trong nước hay ở nước ngoài. Biết trước các yêu cầu này giúp Quý Khách chuẩn bị đúng, tránh mất thời gian quay lại nhiều lần.

Giấy tờ tùy thân

Với công dân Việt Nam, giấy tờ tùy thân thường dùng là thẻ Căn cước/Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị. Công chứng viên đối chiếu để xác định đúng người, tình trạng nhân thân và năng lực hành vi. Nếu giấy tờ hết hạn hoặc thông tin không khớp với các giấy tờ khác (họ tên, ngày sinh, số định danh), Quý Khách có thể phải bổ sung giấy xác nhận thông tin cư trú hoặc giấy tờ chứng minh thay đổi.

Với người nước ngoài, giấy tờ chính là hộ chiếu còn giá trị (kèm thị thực hoặc thẻ tạm trú, thẻ thường trú nếu có). Khi giao dịch liên quan đến hoạt động kinh doanh hay tài sản tại Việt Nam, công chứng viên có thể yêu cầu thêm giấy tờ chứng minh tư cách, như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, văn bản ủy quyền của pháp nhân hoặc giấy tờ về quyền sở hữu nhà ở của người nước ngoài. Nếu người nước ngoài không đọc được tiếng Việt, cần có người phiên dịch.

Công chứng viên kiểm tra bản chính giấy tờ tùy thân; bản chụp hay bản scan không thay thế được. Nên mang theo bản sao để nộp kèm hồ sơ, tránh phát sinh chi phí sao chụp tại chỗ.

Nguồn gốc giấy tờ và bản chính

Với văn bản do chính Quý Khách lập (giấy cam kết, văn bản thỏa thuận…), công chứng viên kiểm tra nội dung có phù hợp pháp luật, đạo đức xã hội và đúng ý chí của người yêu cầu hay không. Với giấy tờ do cơ quan, tổ chức cấp (giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép…), khi công chứng bản sao hoặc dùng làm căn cứ, công chứng viên yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.

Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực, công chứng viên có thể đề nghị cơ quan cấp giấy tờ xác minh, hoặc yêu cầu giám định. Việc xác minh có thể kéo dài thời gian giải quyết, nên cần dự trù trước với giao dịch gấp.

Giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp, lập hoặc xác nhận, để sử dụng tại Việt Nam, phải được chứng nhận Apostille (với giấy tờ công của nước thành viên Công ước Apostille có quan hệ áp dụng với Việt Nam, từ ngày 11/9/2026) hoặc hợp pháp hóa lãnh sự — trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại — và được dịch sang tiếng Việt, bản dịch được công chứng hoặc chứng thực.

Ký, điểm chỉ trước mặt công chứng viên

Nguyên tắc chung: người yêu cầu công chứng phải ký vào văn bản trước mặt công chứng viên (trừ trường hợp người đại diện của tổ chức đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng). Luật Công chứng năm 2024 cho phép công chứng ngoài trụ sở trong một số trường hợp luật định (như người yêu cầu già yếu, ốm đau, đang bị tạm giữ, tạm giam hoặc có lý do chính đáng khác) và quy định công chứng điện tử (Điều 62–65), gồm công chứng điện tử trực tiếp và trực tuyến; việc áp dụng thực hiện theo lộ trình và điều kiện của từng tổ chức công chứng, nên Quý Khách hãy hỏi trước nếu muốn thực hiện từ xa.

Khi có nhiều bên tham gia giao dịch, mỗi người phải trực tiếp ký trước công chứng viên; nếu không đến được thì cần ủy quyền hợp lệ cho người khác. Việc điểm chỉ được thực hiện khi người yêu cầu không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký, và có thể được áp dụng đồng thời với chữ ký theo quy định cho một số loại văn bản; điểm chỉ tạo thêm căn cứ xác định đúng người đã giao kết.

Giấy tờ chứng minh tài sản và thẩm quyền giao dịch

Với giao dịch bất động sản, cần bản chính giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất (sổ đỏ, sổ hồng) hoặc giấy tờ thay thế theo quy định. Tổ chức công chứng tra cứu cơ sở dữ liệu về tình trạng ngăn chặn, thế chấp để bảo đảm tài sản không bị kê biên, tranh chấp hay đang bảo đảm nghĩa vụ khác.

Với hợp đồng thương mại có pháp nhân tham gia, cần giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ xác định người có thẩm quyền ký (người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền). Nếu Quý Khách ký thay người khác, phải có hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền hợp lệ; với giao dịch về bất động sản, văn bản ủy quyền thường phải được công chứng hoặc chứng thực.

Với hợp đồng vay, bảo lãnh, thế chấp, công chứng viên không đánh giá giao dịch có "có lợi" hay không, nhưng sẽ dừng lại khi có dấu hiệu gian lận, bị đe dọa, cưỡng ép hoặc người giao kết không minh mẫn.

Giấy tờ về hôn nhân, gia đình

Khi giao dịch liên quan đến tài sản có thể là tài sản chung của vợ chồng, công chứng viên yêu cầu giấy tờ về tình trạng hôn nhân: giấy chứng nhận kết hôn, hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân với người độc thân, hoặc bản án, quyết định ly hôn đã có hiệu lực. (Sổ hộ khẩu giấy đã không còn được sử dụng từ ngày 01/01/2023; thông tin cư trú nay tra cứu qua cơ sở dữ liệu dân cư.) Với tài sản chung, cả vợ và chồng thường phải cùng ký, trừ khi có thỏa thuận tài sản riêng hoặc ủy quyền hợp lệ.

Với giao dịch liên quan đến người chưa thành niên hoặc người được giám hộ, cần giấy tờ chứng minh tư cách người đại diện, người giám hộ (giấy khai sinh, quyết định công nhận giám hộ…). Với người cao tuổi hoặc có dấu hiệu hạn chế nhận thức, công chứng viên có thể đề nghị giấy khám sức khỏe hoặc từ chối nếu không xác định được năng lực hành vi.

Với việc phân chia tài sản sau ly hôn, nội dung văn bản phải phù hợp với bản án, quyết định của Tòa án. Công chứng viên đối chiếu để ngăn việc khai không đúng quyền và nghĩa vụ đã được Tòa án xác định.

Giấy tờ nước ngoài: Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự

Từ ngày 11/9/2026, Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài (Công ước Apostille) có hiệu lực đối với Việt Nam; Nghị định 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thực hiện. Giấy tờ công do nước thành viên cấp, có chứng nhận Apostille của cơ quan có thẩm quyền nước đó, được sử dụng tại Việt Nam mà không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Apostille chỉ xác nhận chữ ký, chức danh và con dấu, không xác nhận nội dung giấy tờ.

Vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện của Việt Nam (sau khi Bộ Ngoại giao nước cấp chứng nhận) đối với: giấy tờ của nước chưa là thành viên Công ước; giấy tờ của Đức, Áo, Séc — ba nước phản đối việc Việt Nam gia nhập nên Công ước chưa áp dụng giữa Việt Nam với các nước này; giấy tờ không phải giấy tờ công (văn bản tư chưa được công chứng, chứng thực); giấy tờ do cơ quan ngoại giao, lãnh sự lập; giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại, hải quan. Thủ tục này có thể mất vài tuần nên cần chuẩn bị sớm. Dù là Apostille hay hợp pháp hóa, giấy tờ vẫn phải dịch sang tiếng Việt và bản dịch được công chứng hoặc chứng thực; giấy tờ đã hợp pháp hóa trước ngày 11/9/2026 vẫn có giá trị.

Nếu nghi ngờ một giấy tờ nước ngoài có thể không được chấp nhận, nên trao đổi với luật sư trước khi đến tổ chức công chứng để tìm phương án thay thế.

Những lý do hồ sơ bị từ chối thường gặp

Lý do phổ biến nhất là giấy tờ tùy thân hết hạn, hư hỏng hoặc không khớp thông tin; tiếp theo là không chứng minh được quyền sở hữu tài sản hoặc thẩm quyền ký kết. Văn bản có tẩy xóa, sửa chữa hoặc ngôn ngữ mơ hồ cũng dễ bị từ chối; nếu dự thảo có sửa tay, hãy in lại bản sạch trước khi nộp.

Công chứng viên cũng từ chối khi nội dung giao dịch vi phạm điều cấm của luật, trái đạo đức xã hội, hoặc người tham gia không có năng lực hành vi phù hợp — dù chữ ký là thật. Ví dụ: chuyển nhượng tài sản đang bị ngăn chặn, hoặc người chưa thành niên tự giao kết mà không có người đại diện hợp pháp.

Chuẩn bị bộ hồ sơ công chứng hiệu quả

Hãy liệt kê trước mọi giấy tờ có thể cần, mang theo bản chính kèm bản sao, sắp xếp theo nhóm (nhân thân – tài sản – thẩm quyền – hôn nhân). Nếu có tình huống đặc biệt như đổi tên, đổi địa chỉ, thông tin trên giấy tờ không thống nhất, nên chuẩn bị giấy tờ giải trình hoặc xác nhận tương ứng.

Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài cần có bản dịch tiếng Việt được công chứng, chứng thực. Với giao dịch phức tạp, có yếu tố nước ngoài hoặc giá trị lớn, nên nhờ luật sư rà soát hồ sơ trước khi đến tổ chức công chứng để dự liệu yêu cầu và xử lý vướng mắc từ sớm.