Chấm dứt và sửa đổi ủy quyền tại Việt Nam: thủ tục cần biết cho người nước ngoài

Chấm dứt ủy quyền tại Việt Nam: những điều cần hiểu

Ủy quyền (giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền) cho phép người được ủy quyền nhân danh bạn thực hiện những việc nhất định. Nhưng hoàn cảnh có thể thay đổi: bạn không còn tin tưởng người được ủy quyền, chuyển đi nơi khác, hoặc chỉ cần thu hẹp phạm vi công việc. Tại Việt Nam, việc chấm dứt hay sửa đổi ủy quyền phải tuân theo những thủ tục nhất định, và người nước ngoài cần làm cẩn thận để việc chấm dứt có hiệu lực và được bên thứ ba thừa nhận.

Theo Bộ luật Dân sự, bên ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng ủy quyền. Tuy nhiên, quyền này đi kèm điều kiện: nếu ủy quyền có thù lao, bên ủy quyền phải trả thù lao tương ứng với công việc mà bên được ủy quyền đã thực hiện và bồi thường thiệt hại (nếu có); nếu ủy quyền không có thù lao thì có thể chấm dứt bất cứ lúc nào nhưng phải báo trước cho bên được ủy quyền một thời gian hợp lý. Trong mọi trường hợp, bên ủy quyền phải báo cho bên thứ ba biết về việc chấm dứt; nếu không báo thì hợp đồng với bên thứ ba vẫn có hiệu lực, trừ khi bên thứ ba biết hoặc phải biết về việc ủy quyền đã bị chấm dứt.

Nhiều người nước ngoài nghĩ chỉ cần nói miệng với người được ủy quyền là xong. Hiểu lầm này dễ dẫn tới rắc rối khi ngân hàng, cơ quan nhà nước hay đối tác vẫn công nhận thẩm quyền của người được ủy quyền vì chưa nhận được thông báo chính thức. Nắm đúng thủ tục giúp tránh tranh chấp và bảo vệ tài sản, quyền lợi của bạn.

Căn cứ chấm dứt và sửa đổi

Bên ủy quyền không bắt buộc phải nêu lý do khi đơn phương chấm dứt, nhưng phải tuân thủ nghĩa vụ báo trước, thanh toán thù lao và bồi thường (nếu có) như đã nêu. Hai bên cũng có thể thỏa thuận chấm dứt; ngoài ra, ủy quyền chấm dứt khi hết thời hạn, khi công việc đã hoàn thành, hoặc khi một bên chết, bị tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự… theo quy định.

Sửa đổi ủy quyền theo nguyên tắc tương tự: bạn có thể thu hẹp, mở rộng phạm vi, bổ sung điều kiện hoặc hạn chế một số giao dịch. Với hợp đồng ủy quyền, việc sửa đổi, bổ sung cần có sự thỏa thuận của hai bên và lập thành văn bản; khi chỉ muốn giữ lại một phần thẩm quyền, sửa đổi thường thực tế hơn là chấm dứt hoàn toàn rồi ủy quyền lại.

Những lý do thường dẫn đến chấm dứt gồm: mất lòng tin, thay đổi hoàn cảnh cá nhân, chuyển sang nước khác, phát hiện sai phạm của người được ủy quyền, đã hoàn thành mục đích ban đầu hoặc nhu cầu kinh doanh thay đổi. Dù lý do là gì, trình tự cơ bản vẫn như nhau: lập văn bản chấm dứt hợp lệ và thông báo đầy đủ cho các bên liên quan.

Thủ tục và hồ sơ chấm dứt

Cách an toàn nhất là lập văn bản chấm dứt (hoặc văn bản hủy bỏ hợp đồng ủy quyền) có công chứng hoặc chứng thực. Văn bản cần xác định rõ văn bản ủy quyền gốc (ngày lập, tổ chức công chứng, số công chứng), nêu rõ chấm dứt toàn bộ hay một phần, và có chữ ký của bên ủy quyền.

Nếu hợp đồng ủy quyền đã được công chứng, việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng đó được công chứng tại chính tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng (hoặc tổ chức đang lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định). Trường hợp hai bên cùng hủy bỏ thì cần có mặt hoặc ý chí của cả hai bên; trường hợp đơn phương chấm dứt, bên ủy quyền lập văn bản và thực hiện việc thông báo cho bên được ủy quyền. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ tùy thân, năng lực hành vi dân sự và chứng kiến việc ký; bạn nên xin nhiều bản chính để gửi cho các nơi liên quan.

Với văn bản ủy quyền trước đây chỉ được chứng thực chữ ký hoặc không công chứng, bạn vẫn nên lập văn bản chấm dứt có công chứng/chứng thực chữ ký để có chứng cứ rõ ràng, thuận lợi khi phải xuất trình với bên thứ ba.

Thông báo cho người được ủy quyền và bên thứ ba

Lập văn bản chấm dứt mới là bước đầu. Bạn phải chủ động thông báo cho tất cả những nơi có thể dựa vào văn bản ủy quyền: người được ủy quyền, ngân hàng nơi người đó giao dịch, cơ quan nhà nước, đối tác và mọi tổ chức đã nhận bản sao văn bản ủy quyền. Nếu không thông báo, những nơi này có thể tiếp tục chấp nhận thẩm quyền của người được ủy quyền — và theo Bộ luật Dân sự, giao dịch với bên thứ ba ngay tình vẫn có thể ràng buộc bạn.

Gửi thông báo cho người được ủy quyền bằng thư bảo đảm hoặc email có xác nhận đã nhận để có chứng cứ. Đồng thời liên hệ các tổ chức nơi người được ủy quyền có thể giao dịch thay bạn; ngân hàng cần nhận bản văn bản chấm dứt để cập nhật hồ sơ và từ chối chỉ thị từ người được ủy quyền.

Với ủy quyền liên quan đến doanh nghiệp, cần thông báo cho các cơ quan liên quan như cơ quan thuế, cơ quan hải quan hoặc nơi đã nộp hồ sơ có văn bản ủy quyền đó. Lưu lại bản sao mọi thư thông báo và biên nhận — đây là bằng chứng bạn đã thông báo hợp lý nếu có tranh chấp về giao dịch phát sinh sau ngày chấm dứt.

Sửa đổi thay vì chấm dứt

Nhiều trường hợp không cần chấm dứt hoàn toàn. Nếu bạn muốn người được ủy quyền tiếp tục làm một số việc nhưng không làm việc khác, hãy lập văn bản sửa đổi, bổ sung nêu rõ phần thẩm quyền còn hiệu lực và phần bị thu hồi.

Văn bản sửa đổi phải dẫn chiếu văn bản ủy quyền gốc, nêu rõ từng nội dung thay đổi và được lập với hình thức tương đương văn bản gốc — văn bản gốc công chứng thì văn bản sửa đổi cũng công chứng (tại tổ chức công chứng đã công chứng văn bản gốc nếu là hợp đồng ủy quyền). Như vậy chuỗi hồ sơ sẽ đầy đủ, bên thứ ba dễ đối chiếu.

Sửa đổi đặc biệt hữu ích khi hoàn cảnh chỉ thay đổi một phần. Ví dụ, bạn muốn rút quyền bán bất động sản của người được ủy quyền nhưng vẫn giữ quyền giao dịch ngân hàng: một văn bản sửa đổi giải quyết được mà không phải chấm dứt rồi ủy quyền lại từ đầu.

Khó khăn thực tế người nước ngoài thường gặp

Người được ủy quyền có thể không hợp tác hoặc phản đối việc chấm dứt. Sự đồng ý của họ không phải điều kiện để bạn đơn phương chấm dứt (với điều kiện bạn thực hiện nghĩa vụ báo trước, thanh toán, bồi thường nếu có), nhưng thiếu hợp tác sẽ khiến việc thông báo chậm hơn. Khi đó, bạn cần trực tiếp liên hệ các tổ chức và xuất trình văn bản chấm dứt đã công chứng.

Rào cản ngôn ngữ làm việc thông báo phức tạp hơn. Văn bản dùng với cơ quan, tổ chức Việt Nam phải bằng tiếng Việt hoặc kèm bản dịch tiếng Việt có chứng thực. Nên gửi cả bản tiếng Việt và bản tiếng nước ngoài để tránh hiểu sai.

Thời gian xử lý cũng là thách thức: một số ngân hàng, cơ quan cập nhật chậm. Nếu lo ngại người được ủy quyền giao dịch trước khi các nơi kịp cập nhật, hãy thông báo càng sớm càng tốt, theo dõi và đề nghị xác nhận bằng văn bản rằng thẩm quyền của người được ủy quyền đã chấm dứt.

Lưu ý khi bên ủy quyền đang ở nước ngoài

Nếu bạn sống ở nước ngoài nhưng có tài sản hoặc hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, việc chấm dứt phức tạp hơn. Bạn có thể lập văn bản chấm dứt tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước sở tại (nơi thực hiện chức năng công chứng, chứng thực, chủ yếu cho công dân Việt Nam), hoặc lập và công chứng theo pháp luật nước sở tại rồi xin chứng nhận Apostille tại nước đó — từ ngày 11/9/2026 Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam nên không phải hợp pháp hóa lãnh sự nữa. Riêng văn bản lập ở Đức, Áo, Séc hoặc nước chưa là thành viên Công ước vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự. Trong mọi trường hợp cần kèm bản dịch tiếng Việt có công chứng, chứng thực.

Ngược lại, nếu văn bản công chứng tại Việt Nam cần dùng ở nước khác là thành viên Công ước Apostille có quan hệ áp dụng với Việt Nam, bạn xin chứng nhận Apostille tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh (Nghị định 293/2026/NĐ-CP) là đủ. Với nước không áp dụng Công ước với Việt Nam, thủ tục vẫn là chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam rồi hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện của nước nơi văn bản được sử dụng.

Nếu bạn đã ủy quyền ở nhiều quốc gia, việc chấm dứt tại Việt Nam không tự động chấm dứt ủy quyền đã lập ở nước khác. Cần thực hiện chấm dứt riêng theo thủ tục của từng nơi.

Chi phí và thời gian

Phí công chứng văn bản hủy bỏ, sửa đổi hợp đồng ủy quyền được tính theo biểu phí thống nhất do Bộ Tài chính quy định (Thông tư 257/2016/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 111/2017/TT-BTC: hủy bỏ hợp đồng 25.000 đồng; sửa đổi, bổ sung không làm tăng giá trị 40.000 đồng; hợp đồng ủy quyền mới 50.000 đồng; giấy ủy quyền 20.000 đồng), cộng thù lao công chứng và chi phí khác (nếu có) theo mức tổ chức công chứng niêm yết; chi phí dịch thuật, chứng thực bản dịch tính riêng. Nên hỏi trước tổng chi phí tại tổ chức công chứng.

Việc công chứng thường được thực hiện nhanh khi hồ sơ đầy đủ, nhưng thời gian để các ngân hàng, cơ quan cập nhật có thể kéo dài nhiều ngày đến vài tuần. Nếu thời điểm có ý nghĩa quan trọng, hãy lên kế hoạch sớm.

Nếu có tranh chấp về việc chấm dứt có hợp lệ hay không, chi phí tố tụng có thể đáng kể. Thuê luật sư xử lý việc chấm dứt và thông báo ngay từ đầu thường ít tốn kém hơn nhiều so với giải quyết tranh chấp về sau.

Khuyến nghị cho người nước ngoài

Hành động ngay khi đã quyết định chấm dứt: chậm trễ làm tăng nguy cơ người được ủy quyền thực hiện giao dịch ngoài ý muốn. Lập văn bản chấm dứt và thông báo cho các bên liên quan không chậm trễ; lưu giữ cẩn thận mọi trao đổi.

Giữ bản sao văn bản ủy quyền gốc và văn bản chấm dứt ở nhiều nơi, kể cả gửi luật sư hoặc kế toán tại Việt Nam — đây là hồ sơ pháp lý quan trọng nếu có tranh chấp.

Trong thời gian chấm dứt, nên theo dõi tài khoản và giao dịch, thường xuyên liên hệ ngân hàng, tổ chức để xác nhận việc chấm dứt đã được cập nhật và đề nghị xác nhận bằng văn bản. Sự chủ động này giúp ngăn chặn giao dịch trái phép trong khoảng thời gian chờ xử lý.

Hỏi đáp nhanh

Bên ủy quyền có được đơn phương chấm dứt ủy quyền không?

Có. Nếu ủy quyền có thù lao, phải trả thù lao tương ứng phần việc đã làm và bồi thường thiệt hại (nếu có); nếu không có thù lao, phải báo trước cho bên được ủy quyền một thời gian hợp lý. Đồng thời phải báo cho bên thứ ba biết.

Hủy hợp đồng ủy quyền đã công chứng ở đâu?

Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng đã công chứng được thực hiện tại chính tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng đó (hoặc tổ chức đang lưu trữ hồ sơ theo quy định).

Đang ở nước ngoài thì chấm dứt ủy quyền thế nào?

Lập văn bản tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại, hoặc công chứng theo pháp luật nước sở tại rồi xin chứng nhận Apostille (từ 11/9/2026, nếu Công ước áp dụng giữa nước đó và Việt Nam) hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, sau đó dịch sang tiếng Việt có công chứng, chứng thực trước khi sử dụng tại Việt Nam.

Không thông báo cho ngân hàng thì sao?

Bên thứ ba không biết và không buộc phải biết việc chấm dứt có thể vẫn chấp nhận giao dịch do người được ủy quyền thực hiện, và giao dịch đó có thể ràng buộc bên ủy quyền.