Những sai lầm người nước ngoài thường mắc khi lập giấy ủy quyền tại Việt Nam và cách tránh

Hiểu sai về phạm vi và hiệu lực của ủy quyền

Người nước ngoài lập ủy quyền để sử dụng tại Việt Nam thường hiểu chưa đúng về phạm vi và giới hạn của quyền đại diện. Nhiều người cho rằng giấy ủy quyền (Power of Attorney) lập ở nước mình đương nhiên có giá trị tương tự tại Việt Nam. Thực tế không phải vậy: văn bản ủy quyền chỉ được cơ quan, tổ chức Việt Nam chấp nhận khi đáp ứng điều kiện về hình thức và nội dung theo pháp luật Việt Nam, và nếu lập ở nước ngoài thì phải được chứng nhận Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn). Vì hiểu sai từ gốc, không ít người trao quyền rất rộng nhưng rồi văn bản bị từ chối ngay ở bước tiếp nhận hồ sơ.

Sự khác biệt giữa ủy quyền chung và ủy quyền cho từng việc cụ thể cũng dễ gây nhầm lẫn. Trên thực tế, cơ quan nhà nước, tổ chức hành nghề công chứng và ngân hàng tại Việt Nam thường đòi hỏi văn bản ủy quyền nêu rõ phạm vi công việc, tài sản hoặc giao dịch mà người được ủy quyền được thực hiện. Phạm vi mơ hồ, chung chung là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại hoặc giao dịch xác lập trên cơ sở ủy quyền đó bị tranh chấp về hiệu lực.

Lỗi về giấy tờ và thông tin nhân thân

Một lỗi rất hay gặp là thông tin nhân thân trên văn bản ủy quyền không đầy đủ hoặc không thống nhất. Người nước ngoài thường chỉ ghi số hộ chiếu mà không ghi đầy đủ họ tên theo đúng thứ tự trên hộ chiếu, hoặc thông tin lệch với các giấy tờ đã dùng trước đó tại Việt Nam. Công chứng viên và cơ quan tiếp nhận sẽ đối chiếu thông tin trên văn bản ủy quyền với hộ chiếu, thị thực, thẻ tạm trú và các giấy tờ liên quan; chỉ cần sai một chữ cái cũng có thể bị yêu cầu làm lại.

Lỗi nghiêm trọng thứ hai là văn bản lập ở nước ngoài không được xác nhận đúng cách. Từ ngày 11/9/2026, Công ước La Hay về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài (Công ước Apostille) có hiệu lực đối với Việt Nam: giấy ủy quyền đã công chứng tại nước thành viên có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam chỉ cần chứng nhận Apostille của cơ quan có thẩm quyền nước đó, không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu văn bản lập ở nước chưa là thành viên, hoặc ở Đức, Áo, Séc (ba nước phản đối việc Việt Nam gia nhập nên Công ước chưa áp dụng với Việt Nam), thì vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại, sau khi đã được cơ quan có thẩm quyền của nước đó chứng nhận — trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại. Giấy ủy quyền tự ký, chưa công chứng thì không phải giấy tờ công nên không thể xin Apostille. Sau đó, văn bản phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch. Nhiều người bỏ qua bước này và nộp thẳng bản gốc nước ngoài, dẫn đến bị từ chối và chậm tiến độ giao dịch.

Người nước ngoài cũng thường bỏ sót những nội dung cần thiết như thời điểm bắt đầu và thời hạn ủy quyền, phạm vi công việc, quyền và nghĩa vụ của các bên, cũng như việc người được ủy quyền có được ủy quyền lại hay không. Thiếu thời hạn, văn bản dễ bị nghi ngờ còn hay đã hết hiệu lực. Theo Bộ luật Dân sự, nếu các bên không thỏa thuận và pháp luật không quy định thời hạn thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm kể từ ngày xác lập — điều mà nhiều người không hề biết khi dự định dùng ủy quyền lâu dài.

Sai sót về công chứng, chứng thực và hợp pháp hóa

Không ít người ký ủy quyền mà không công chứng hoặc chứng thực, tin rằng chữ ký là đủ. Pháp luật Việt Nam không bắt buộc mọi văn bản ủy quyền đều phải công chứng, nhưng với những việc như mua bán, chuyển nhượng, thế chấp nhà đất, hoặc khi cơ quan tiếp nhận hồ sơ yêu cầu, văn bản ủy quyền phải được công chứng/chứng thực thì mới được chấp nhận. Trên thực tế, ngân hàng và phần lớn cơ quan nhà nước đều yêu cầu bản ủy quyền có công chứng hoặc chứng thực. Nếu đang ở nước ngoài, người ủy quyền có thể làm thủ tục tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam (chủ yếu dành cho công dân Việt Nam), hoặc công chứng tại nước sở tại rồi xin chứng nhận Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.

Sự khác nhau giữa công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự cũng gây lúng túng. Công chứng (hoặc chứng thực chữ ký) xác nhận người ký và chữ ký; còn chứng nhận Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự xác nhận chữ ký, chức danh, con dấu của công chứng viên hay cơ quan nước ngoài đã chứng nhận văn bản đó. Nhiều người hoàn tất công chứng ở nước ngoài nhưng dừng ở đó, không xin Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, nên văn bản không được cơ quan Việt Nam công nhận.

Sai lầm về thời gian cũng rất phổ biến. Người nước ngoài thường bắt đầu thủ tục quá muộn, không tính đến thời gian xin Apostille hoặc chứng nhận ở nước sở tại và hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Việt Nam, gửi chuyển phát và dịch thuật — có thể kéo dài nhiều tuần. Làm gấp dễ dẫn đến hồ sơ thiếu sót, phải làm lại và phát sinh vướng mắc pháp lý về sau.

Vấn đề ủy quyền lại và chấm dứt ủy quyền

Nhiều người ủy quyền mà không xác định rõ có cho phép người được ủy quyền ủy quyền lại cho người khác hay không. Theo Bộ luật Dân sự, bên được ủy quyền chỉ được ủy quyền lại khi bên ủy quyền đồng ý hoặc do sự kiện bất khả kháng; phạm vi ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu. Ủy quyền lại không đúng điều kiện có thể khiến giao dịch sau đó bị tranh chấp về hiệu lực, kéo theo hậu quả pháp lý và tài chính đáng kể.

Việc chấm dứt ủy quyền cũng thường bị xử lý sai. Ký một văn bản ủy quyền mới không có nghĩa văn bản cũ tự động chấm dứt. Muốn chấm dứt, người ủy quyền cần lập văn bản đơn phương chấm dứt hoặc hủy bỏ, thông báo cho người được ủy quyền và các bên thứ ba có liên quan; nếu hợp đồng ủy quyền đã được công chứng thì việc hủy bỏ phải thực hiện tại chính tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng đó (hoặc tổ chức đang lưu trữ hồ sơ). Nếu không làm đúng, cả văn bản cũ và mới có thể cùng được viện dẫn, gây xung đột khi người được ủy quyền vẫn hành động theo văn bản cũ.

Chấm dứt ủy quyền sau khi đã về nước là một khó khăn thực tế khác. Một số người ủy quyền trước khi rời Việt Nam nhưng không chuẩn bị phương án chấm dứt. Khi hoàn cảnh thay đổi, việc chấm dứt từ nước ngoài đòi hỏi thêm các bước công chứng, Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự và thông báo chính thức — phức tạp và tốn kém hơn nhiều so với làm tại Việt Nam.

Chọn sai người được ủy quyền

Người nước ngoài thường trao quyền cho người quen mà không kiểm tra kỹ mức độ tin cậy, năng lực tài chính hay năng lực hành vi dân sự của họ. Pháp luật Việt Nam không đặt nhiều điều kiện về người được ủy quyền (ngoài năng lực hành vi dân sự phù hợp), nên trách nhiệm lựa chọn hoàn toàn thuộc về người ủy quyền. Không ít trường hợp sau đó mới phát hiện người đại diện thiếu hiểu biết kinh doanh, thiếu trung thực, gây thiệt hại khó khắc phục bằng con đường tố tụng.

Chọn người được ủy quyền không thông thạo tiếng Việt và tập quán kinh doanh tại Việt Nam cũng gây thêm rắc rối. Người đại diện không giao tiếp được với cơ quan nhà nước, không hiểu điều khoản hợp đồng bằng tiếng Việt có thể thực hiện giao dịch không đúng ý định của người ủy quyền, dẫn đến giao dịch vượt phạm vi hoặc bất lợi.

Không thiết lập cơ chế liên lạc và báo cáo với người được ủy quyền là một thiếu sót khác. Trao quyền rộng mà không yêu cầu báo cáo định kỳ hay có cách theo dõi việc thực hiện sẽ làm tăng nguy cơ gian lận, chiếm đoạt hoặc quyết định sai, gây thiệt hại cho người ủy quyền.

Vướng mắc xuyên biên giới và xung đột pháp luật

Người nước ngoài thường không tính đến việc văn bản ủy quyền dùng tại Việt Nam sẽ được nhìn nhận thế nào theo pháp luật nước mình hoặc nước thứ ba nơi có tài sản. Một văn bản có hiệu lực tại Việt Nam chưa chắc được công nhận ở nước khác, khiến người được ủy quyền không quản lý được tài sản ở nước ngoài. Khoảng trống này đặc biệt gây khó khăn trong hoạch định tài sản khi người ủy quyền có tài sản ở nhiều quốc gia.

Hệ quả về thuế của việc ủy quyền cũng hay bị bỏ qua. Tùy pháp luật nước mình và tình trạng cư trú, việc giao cho người khác thực hiện giao dịch có thể phát sinh nghĩa vụ kê khai thuế ngoài dự kiến. Người không tham vấn chuyên gia thuế trước khi ủy quyền thường chỉ phát hiện hệ quả bất lợi khi giao dịch đã hoàn tất.

Quan hệ giữa ủy quyền theo pháp luật Việt Nam với cấu trúc doanh nghiệp hoặc quỹ tín thác ở nước ngoài cũng làm vấn đề phức tạp thêm. Người nắm giữ tài sản qua công ty con tại Việt Nam hoặc pháp nhân nước ngoài có thể lập ủy quyền mà không hiểu rõ cơ quan Việt Nam sẽ xem xét thẩm quyền đại diện của pháp nhân ra sao — ví dụ người ký ủy quyền có đúng là người đại diện theo pháp luật hay không — dẫn đến giao dịch bị từ chối hoặc tranh chấp về tư cách đại diện.

Cách phòng tránh và kinh nghiệm thực tế

Hãy làm việc với luật sư Việt Nam có chuyên môn phù hợp ngay từ khi soạn văn bản ủy quyền, để văn bản vừa đáp ứng yêu cầu của pháp luật Việt Nam vừa phù hợp với hoàn cảnh, mục tiêu riêng của người ủy quyền. Khi tài sản hoặc giao dịch liên quan nhiều nước, nên tham vấn thêm luật sư tại nước mình để lường trước xung đột có thể phát sinh.

Lưu giữ đầy đủ mọi tài liệu liên quan — bản thảo, văn bản đã công chứng, giấy chứng nhận Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, bản dịch và thư từ trao đổi với người được ủy quyền. Hồ sơ này bảo vệ người ủy quyền khi có tranh chấp về hiệu lực ủy quyền hoặc thẩm quyền của người đại diện. Nên lưu bản điện tử an toàn và chia sẻ cho người tư vấn tin cậy.

Cuối cùng, lập kế hoạch thời gian rõ ràng và bắt đầu thủ tục sớm, trước thời điểm cần dùng ủy quyền một khoảng đủ dài. Có thời gian dự phòng giúp xử lý các yêu cầu bổ sung giấy tờ mà không bị áp lực, hạn chế sai sót do làm vội.

Hỏi đáp nhanh

Giấy ủy quyền có Apostille có dùng được tại Việt Nam không?

Có, từ ngày 11/9/2026: giấy ủy quyền đã công chứng tại nước thành viên Công ước Apostille có quan hệ áp dụng với Việt Nam, có chứng nhận Apostille, không phải hợp pháp hóa lãnh sự nữa — chỉ cần dịch sang tiếng Việt và công chứng, chứng thực bản dịch. Văn bản lập ở Đức, Áo, Séc hoặc nước chưa là thành viên vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam (trừ trường hợp được miễn theo điều ước hoặc có đi có lại).

Văn bản ủy quyền không ghi thời hạn thì có hiệu lực bao lâu?

Theo Bộ luật Dân sự, nếu các bên không thỏa thuận và pháp luật không quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm kể từ ngày xác lập. Nên ghi rõ thời hạn để tránh bị nghi ngờ về hiệu lực.

Ký ủy quyền mới có tự động hủy ủy quyền cũ không?

Không. Cần lập văn bản chấm dứt/hủy bỏ ủy quyền cũ, thông báo cho người được ủy quyền và các bên thứ ba liên quan; với hợp đồng ủy quyền đã công chứng, việc hủy bỏ thực hiện tại tổ chức công chứng đã công chứng hợp đồng đó.

Người được ủy quyền có được ủy quyền lại cho người khác không?

Chỉ khi bên ủy quyền đồng ý hoặc do sự kiện bất khả kháng, và phạm vi ủy quyền lại không vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu. Nên ghi rõ điều này trong văn bản.