Pháp lý cho người nước ngoài làm việc tại doanh nghiệp tư nhân Việt

Ngày càng nhiều doanh nghiệp tư nhân Việt Nam tuyển người nước ngoài làm quản lý, chuyên gia hay kỹ sư — và cũng không ít trường hợp người nước ngoài đã đi làm rồi mới phát hiện mình chưa có giấy phép lao động. Bài viết này tóm tắt điều kiện, trình tự và những lỗi hay gặp, theo quy định mới nhất về người lao động nước ngoài.

Khung pháp lý

• Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14), Chương XI mục người lao động nước ngoài (Điều 151 đến Điều 157);
• Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025 quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, có hiệu lực từ ngày ký, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP;
• Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (Luật số 47/2014/QH13, sửa đổi năm 2019 và 2023) về thị thực, thẻ tạm trú;
• Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và pháp luật thuế thu nhập cá nhân.

Nguyên tắc chung: người nước ngoài phải có giấy phép lao động, hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, trước khi bắt đầu làm việc. Doanh nghiệp tư nhân Việt Nam và doanh nghiệp có vốn nước ngoài áp dụng cùng một bộ quy định.

Điều kiện với người lao động và doanh nghiệp

Theo Điều 151 Bộ luật Lao động, người nước ngoài phải đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc, đủ sức khỏe, và không đang chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích, không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo pháp luật Việt Nam hoặc nước ngoài.

Theo Điều 152, doanh nghiệp chỉ được tuyển người nước ngoài vào vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Điểm mới của Nghị định 219/2025: thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài được gộp vào hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, thay vì là một bước riêng trước đó như thời Nghị định 152/2020.

Trường hợp không cần giấy phép lao động

Điều 154 Bộ luật Lao động và Nghị định 219/2025 liệt kê các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động, ví dụ: chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn, thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ mức quy định (Nghị định 219 quy định mức từ 3 tỷ đồng); người kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam; luật sư nước ngoài đã được Bộ Tư pháp cấp giấy phép hành nghề; người vào Việt Nam làm việc ngắn hạn trong các trường hợp luật định. Nghị định 219 cũng mở rộng diện miễn cho chuyên gia một số lĩnh vực như tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số.

Lưu ý: "không cần giấy phép" không có nghĩa là không cần làm gì. Phần lớn trường hợp vẫn phải xin văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, và văn bản này là căn cứ để xin thị thực, thẻ tạm trú.

Trình tự cấp giấy phép lao động

1. Chuẩn bị hồ sơ (xem mục dưới) — thường là bước mất thời gian nhất vì giấy tờ ở nước ngoài.
2. Nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền. Theo Nghị định 219/2025, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc là cơ quan cấp, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động (có thể phân cấp cho cơ quan chuyên môn); hồ sơ có thể nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công.
3. Nhận kết quả: trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép lao động (khoản 3 Điều 22 Nghị định 219).
4. Ký hợp đồng lao động bằng văn bản; thời hạn hợp đồng không được vượt quá thời hạn giấy phép lao động (khoản 2 Điều 151 Bộ luật Lao động).
5. Làm thị thực hoặc thẻ tạm trú ký hiệu LĐ1 (không thuộc diện cấp giấy phép) hoặc LĐ2 (có giấy phép lao động); thẻ tạm trú LĐ có thời hạn không quá 2 năm.

Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm và chỉ được gia hạn một lần, tối đa 02 năm (Điều 155 Bộ luật Lao động). Hết thời hạn đã gia hạn, phải làm hồ sơ cấp mới.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép của doanh nghiệp (kèm nội dung giải trình nhu cầu);
• Giấy chứng nhận sức khỏe theo quy định;
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không phải người phạm tội, cấp không quá 06 tháng;
• Văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ chứng minh kinh nghiệm phù hợp vị trí;
• Hộ chiếu còn hiệu lực; ảnh theo quy cách.

Giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, hoặc — từ ngày 11/9/2026, khi Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam — có chứng nhận Apostille nếu nước cấp áp dụng Công ước với Việt Nam (hiện chưa áp dụng với Đức, Áo, Séc). Dù có Apostille, giấy tờ vẫn phải dịch sang tiếng Việt và bản dịch được công chứng hoặc chứng thực. Một số loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa theo điều ước quốc tế.

Sau khi được cấp phép: nghĩa vụ thường bị quên

• Bảo hiểm xã hội: theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (hiệu lực 01/7/2025), người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ một số trường hợp như di chuyển nội bộ doanh nghiệp hoặc đã đủ tuổi nghỉ hưu.
• Thuế thu nhập cá nhân: cá nhân cư trú (từ 183 ngày trở lên trong năm hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam) chịu thuế theo biểu lũy tiến trên thu nhập toàn cầu; cá nhân không cư trú chịu thuế suất 20% trên thu nhập phát sinh tại Việt Nam. Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/7/2026 thay đổi biểu thuế và mức giảm trừ.
• Theo dõi thay đổi: đổi vị trí công việc, đổi nơi làm việc, đổi doanh nghiệp đều có thể phải làm lại giấy phép. Doanh nghiệp nên có lịch nhắc hạn giấy phép lao động và thẻ tạm trú.

Rủi ro khi làm sai

Sử dụng người nước ngoài không có giấy phép lao động (hoặc giấy phép đã hết hạn) là vi phạm hành chính: doanh nghiệp bị phạt tiền theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, còn người lao động có thể bị phạt và bị trục xuất. Rủi ro gián tiếp cũng lớn: hợp đồng lao động có thể bị coi là vô hiệu, chi phí lương có thể bị loại khi quyết toán thuế, và hồ sơ gia hạn thẻ tạm trú về sau gặp khó.

Lời khuyên thực tế

Bắt đầu thu thập giấy tờ nước ngoài ít nhất hai đến ba tháng trước ngày dự kiến làm việc — lý lịch tư pháp chỉ có giá trị trong thời gian ngắn, và việc chứng thực ở nước ngoài thường chậm hơn dự tính. Mô tả vị trí công việc trong hồ sơ phải khớp với văn bằng và kinh nghiệm; lệch nhau là lý do bị từ chối phổ biến. Với trường hợp miễn giấy phép, thay đổi vị trí hoặc ngày nhận việc gấp, nên trao đổi với luật sư trước khi nộp.

Hỏi đáp nhanh

Cấp giấy phép lao động mất bao lâu?

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời gian thu thập và hợp pháp hóa (hoặc chứng nhận Apostille) giấy tờ ở nước ngoài thường dài hơn nhiều.

Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?

Tối đa 02 năm, gia hạn được một lần tối đa 02 năm theo Điều 155 Bộ luật Lao động 2019. Hợp đồng lao động không được dài hơn thời hạn giấy phép.

Người nước ngoài góp vốn vào công ty có phải xin giấy phép lao động không?

Chủ sở hữu, thành viên góp vốn hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn đạt mức quy định (Nghị định 219 quy định từ 3 tỷ đồng) không thuộc diện cấp giấy phép, nhưng thường vẫn cần văn bản xác nhận để làm thị thực, thẻ tạm trú.

Doanh nghiệp có tự làm thủ tục được không?

Được, doanh nghiệp có thể tự nộp hồ sơ. Với trường hợp miễn giấy phép, đổi vị trí, đổi người sử dụng lao động hoặc thời gian gấp, tư vấn chuyên môn giúp tránh bị từ chối và chậm trễ.