Ủy quyền tại Việt Nam cho người nước ngoài: khung pháp lý và cách thực hiện

Ủy quyền theo pháp luật Việt Nam

Ủy quyền là việc một người (bên ủy quyền) cho phép người khác (bên được ủy quyền) nhân danh mình thực hiện một hoặc một số công việc nhất định. Ở Việt Nam, chế định này được điều chỉnh chủ yếu bởi Bộ luật Dân sự năm 2015 (các quy định về đại diện theo ủy quyền và hợp đồng ủy quyền), cùng các luật chuyên ngành như Luật Công chứng, Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Bộ luật Tố tụng dân sự. Với người nước ngoài có tài sản, việc kinh doanh hoặc công việc cá nhân tại Việt Nam, ủy quyền đúng cách là công cụ quan trọng để giải quyết công việc khi không có mặt.

Pháp luật Việt Nam thường dùng hai hình thức: hợp đồng ủy quyền (có sự thỏa thuận và chữ ký của cả hai bên, phù hợp với việc có thù lao, việc định đoạt tài sản, việc kéo dài) và giấy ủy quyền (văn bản đơn phương của bên ủy quyền, thường dùng cho việc đơn giản như nộp, nhận hồ sơ). Phạm vi ủy quyền có thể rộng hoặc hẹp, nhưng phải được xác định rõ. Với giao dịch bất động sản, việc tại cơ quan nhà nước hay ngân hàng, yêu cầu về hình thức (công chứng, chứng thực) được áp dụng chặt chẽ.

Người nước ngoài cần biết rằng cơ quan nhà nước, ngân hàng và tổ chức hành nghề công chứng tại Việt Nam xem xét văn bản ủy quyền rất kỹ, nhất là khi văn bản lập ở nước ngoài hoặc liên quan đến tài sản giá trị lớn, nhằm phòng ngừa giả mạo và tranh chấp.

Yêu cầu pháp lý khi lập văn bản ủy quyền

Văn bản ủy quyền phải lập thành văn bản và nêu rõ: thông tin bên ủy quyền, bên được ủy quyền, nội dung và phạm vi công việc được ủy quyền, thời hạn ủy quyền. Nếu các bên không thỏa thuận và pháp luật không quy định khác, thời hạn đại diện theo ủy quyền là 01 năm kể từ ngày xác lập. Câu chữ mơ hồ hoặc quá chung chung ("được toàn quyền quyết định mọi việc") dễ bị bên thứ ba từ chối hoặc gây tranh chấp về sau.

Không phải mọi văn bản ủy quyền đều bắt buộc công chứng, nhưng trên thực tế, ủy quyền để định đoạt nhà đất, thực hiện thủ tục đất đai, rút tiền hoặc giao dịch với cơ quan nhà nước thường phải được công chứng hoặc chứng thực thì mới được chấp nhận. Khi công chứng, người nước ngoài xuất trình hộ chiếu còn hiệu lực; công chứng viên kiểm tra nhân thân, năng lực hành vi dân sự và ý chí tự nguyện.

Nếu bên ủy quyền đang ở nước ngoài, có hai cách phổ biến: (1) ký và công chứng, chứng thực tại cơ quan đại diện của Việt Nam (Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán) ở nước sở tại — cách này chủ yếu dành cho công dân Việt Nam, người nước ngoài nên hỏi trước cơ quan đại diện có nhận giải quyết không; hoặc (2) ký trước công chứng viên nước ngoài, sau đó xin chứng nhận Apostille tại nước đó (từ ngày 11/9/2026, khi Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam) — hoặc, nếu Công ước không áp dụng (nước chưa là thành viên, hoặc Đức, Áo, Séc), chứng nhận lãnh sự ở nước đó rồi hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam — rồi dịch sang tiếng Việt có công chứng hoặc chứng thực.

Các loại ủy quyền thường dùng

Ủy quyền chung

Ủy quyền chung cho phép bên được ủy quyền thực hiện nhiều loại công việc. Ở Việt Nam, hình thức này ít được ưa chuộng vì pháp luật và thực tiễn đều đòi hỏi phạm vi rõ ràng. Khi dùng ủy quyền chung, người nước ngoài nên lường trước khả năng ngân hàng, cơ quan đăng ký hay đối tác yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung văn bản ủy quyền riêng cho từng việc.

Ủy quyền theo vụ việc

Ủy quyền theo vụ việc giới hạn trong một hoặc một số giao dịch cụ thể, ví dụ: ký hợp đồng mua căn hộ, chuyển nhượng phần vốn góp, đại diện tham gia tố tụng tại Tòa án. Đây là hình thức được khuyến nghị cho người nước ngoài vì phạm vi rõ, hạn chế rủi ro bên được ủy quyền vượt quyền. Cần lưu ý một số việc không được ủy quyền (ví dụ đăng ký kết hôn, lập di chúc) và trong tố tụng có những hạn chế riêng về người đại diện.

Ủy quyền khi bên ủy quyền mất năng lực

Pháp luật Việt Nam không có chế định "ủy quyền bền vững" (durable power of attorney) như nhiều nước theo hệ thống thông luật. Đại diện theo ủy quyền chấm dứt trong các trường hợp Bộ luật Dân sự quy định, trong đó có trường hợp bên ủy quyền chết. Khi một người mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, việc đại diện cho họ thường phải giải quyết theo cơ chế giám hộ, đại diện theo pháp luật hoặc quyết định của Tòa án. Vì vậy, không nên trông cậy vào một văn bản ủy quyền để thay thế các cơ chế này. Bộ luật Dân sự cho phép người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ lựa chọn trước người giám hộ cho mình (khoản 2 Điều 48); người có tài sản lớn tại Việt Nam nên trao đổi với luật sư về phương án phù hợp, ví dụ lựa chọn người giám hộ, di chúc hoặc cơ cấu sở hữu.

Công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền đối với người nước ngoài

Tại Việt Nam, văn bản ủy quyền được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng) chịu sự quản lý của Sở Tư pháp, hoặc chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Công chứng viên không thuộc đoàn luật sư; đây là hai nghề khác nhau. Người nước ngoài xuất trình hộ chiếu và các giấy tờ liên quan đến tài sản hoặc công việc ủy quyền; nếu không đọc được tiếng Việt, cần có người phiên dịch.

Với văn bản lập ở nước ngoài, ngoài chứng nhận Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự nêu trên, bản dịch tiếng Việt phải được công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch. Văn bản ủy quyền do cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài công chứng, chứng thực có giá trị như văn bản công chứng, chứng thực trong nước và không phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Lời chứng của công chứng viên xác nhận văn bản được lập đúng thủ tục, đúng người, đúng ý chí. Đây là căn cứ để bên thứ ba và cơ quan nhà nước chấp nhận văn bản ủy quyền.

Có cần đăng ký văn bản ủy quyền không?

Pháp luật Việt Nam không có thủ tục "đăng ký" văn bản ủy quyền chung tại một cơ quan như Sở Nông nghiệp và Môi trường hay cơ quan đăng ký kinh doanh. Giá trị của văn bản ủy quyền đến từ việc lập đúng hình thức (công chứng, chứng thực khi cần) và nội dung rõ ràng. Khi bên được ủy quyền thực hiện thủ tục đất đai, đăng ký doanh nghiệp hay giao dịch ngân hàng, họ nộp kèm văn bản ủy quyền trong hồ sơ của thủ tục đó.

Mỗi cơ quan, tổ chức có thể có yêu cầu riêng về hình thức văn bản ủy quyền (ví dụ ngân hàng có mẫu riêng, thủ tục đất đai yêu cầu công chứng). Nên hỏi trước nơi sẽ tiếp nhận để lập văn bản ủy quyền đáp ứng ngay từ đầu.

Lưu ý thực tế khi người nước ngoài ủy quyền

Chọn người được ủy quyền đáng tin cậy

Người được ủy quyền quyết định phần lớn sự an toàn của việc ủy quyền. Nên chọn người đã có quan hệ tin cậy và đủ năng lực xử lý công việc, như đối tác kinh doanh, nhân viên lâu năm, luật sư hoặc kế toán. Người được ủy quyền nên ở Việt Nam hoặc có thể có mặt khi cần để công việc không bị gián đoạn.

Truyền đạt rõ phạm vi ủy quyền

Ngoài văn bản ủy quyền, bên ủy quyền nên có hướng dẫn bằng văn bản về giới hạn, điều kiện (ví dụ giá bán tối thiểu, mức chi tối đa) và cơ chế báo cáo. Liên lạc thường xuyên đặc biệt cần thiết với công việc kéo dài như quản lý doanh nghiệp hay cho thuê tài sản.

Bên thứ ba có thể yêu cầu thêm

Ngân hàng, cơ quan nhà nước và doanh nghiệp có thể yêu cầu xác minh thêm trước khi chấp nhận văn bản ủy quyền, ví dụ bản sao có chứng thực, bản dịch tiếng Việt hợp lệ, hoặc liên hệ trực tiếp với bên ủy quyền. Nên chuẩn bị sẵn các bản sao chứng thực để dùng cho nhiều nơi.

Chấm dứt hoặc sửa đổi ủy quyền

Bên ủy quyền có thể đơn phương chấm dứt ủy quyền theo quy định của Bộ luật Dân sự (có thể phải bồi thường nếu ủy quyền có thù lao). Việc hủy bỏ nên lập thành văn bản; nếu văn bản ủy quyền đã công chứng thì việc sửa đổi, hủy bỏ cũng thực hiện bằng văn bản công chứng (thường tại chính tổ chức đã công chứng văn bản ban đầu). Bên ủy quyền cần thông báo cho bên được ủy quyền và cho những bên thứ ba đang làm việc với bên được ủy quyền, để tránh giao dịch tiếp tục được ký trên cơ sở văn bản đã chấm dứt.

Khi muốn thay đổi phạm vi, nên lập văn bản sửa đổi hoặc một văn bản ủy quyền mới thay thế rõ ràng, thay vì tẩy xóa, viết thêm vào văn bản cũ. Cách làm này giúp tránh tranh cãi về hiệu lực.

Thuế và trách nhiệm pháp lý

Giao dịch do bên được ủy quyền thực hiện vẫn là giao dịch của bên ủy quyền, nên nghĩa vụ thuế (ví dụ thuế thu nhập cá nhân khi chuyển nhượng bất động sản, thu nhập cho thuê) vẫn thuộc về bên ủy quyền. Cần lưu ý trường hợp ủy quyền có nội dung thực chất là chuyển nhượng tài sản có thể bị cơ quan thuế xem xét như giao dịch chuyển nhượng. Bên được ủy quyền vượt quá phạm vi ủy quyền hoặc vi phạm pháp luật phải tự chịu trách nhiệm với phần vượt quá; do đó phạm vi rõ ràng bảo vệ cả hai bên.

Kết luận

Ủy quyền lập đúng hình thức, đúng phạm vi là công cụ hữu hiệu giúp người nước ngoài quản lý công việc tại Việt Nam khi không thể có mặt. Nắm rõ quy định của Bộ luật Dân sự, thủ tục công chứng, Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự, cùng yêu cầu của từng nơi tiếp nhận sẽ giúp văn bản ủy quyền được chấp nhận ngay lần đầu. Với giao dịch tài sản hoặc tố tụng, nên có luật sư hỗ trợ soạn thảo và kiểm tra.

Hỏi đáp nhanh

Văn bản ủy quyền có thời hạn bao lâu?

Theo thỏa thuận của các bên; nếu không thỏa thuận và pháp luật không quy định khác thì thời hạn đại diện theo ủy quyền là 01 năm kể từ ngày xác lập.

Đang ở nước ngoài thì ủy quyền cho người ở Việt Nam thế nào?

Có thể ký tại Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán Việt Nam để công chứng, chứng thực (chủ yếu cho công dân Việt Nam); hoặc ký trước công chứng viên nước ngoài, xin chứng nhận Apostille (từ 11/9/2026, nếu Công ước áp dụng giữa nước đó và Việt Nam) hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, rồi dịch sang tiếng Việt có công chứng, chứng thực.

Ủy quyền bán nhà đất có bắt buộc công chứng không?

Trên thực tế, ủy quyền để định đoạt nhà đất và thực hiện thủ tục đất đai cần được công chứng hoặc chứng thực thì tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan đăng ký mới chấp nhận.

Có thể hủy văn bản ủy quyền đã công chứng không?

Có. Nếu hai bên cùng đồng ý thì lập văn bản hủy bỏ và công chứng tại tổ chức đã công chứng văn bản ban đầu; nếu bên ủy quyền đơn phương chấm dứt (Điều 569 Bộ luật Dân sự) thì gửi thông báo cho bên được ủy quyền, báo cho tổ chức công chứng đó và thông báo bằng văn bản cho các bên thứ ba liên quan.